La importancia de documentar los procesos con manuales de procedimientos
En la actualidad es común que las grandes empresas tengan manuales de procedimientos muy bien definidos, y por cada departamento o área, por eso es necesario que todas las actividades sean entendibles para todas en la organización logrando la optimización del tiempo y recursos disponibles en la empresa.
De acuerdo a lo anterior, las medianas y pequeñas empresas; deberían desarrollar sus manuales de procedimientos, previniendo que se produzcan conflictos cuando hay reclutamiento y selección de personal, facilitando el contratar a la persona adecuada para la necesidad de la institución, definiendo en forma previa sus prioridades, responsabilidades, limitantes, derechos y obligaciones; entre otras para cada puesto y persona, es en este momento que se convierte en una necesidad cuyas ventajas son:
- Facilita la contratación de los trabajadores de la empresa.
- Permite medir la productividad de cada empleado.
- Contribuye a la capacitación rápida y oportuna del recurso humano.
- Permite que las distintas áreas de la empresa, sepan cual es la tarea de cada una, facilitando que el trabajo en conjunto fluya de una manera adecuada.
- Permite a la administración delegar responsabilidades, es decir; en un inicio el dueño de la empresa se incluye en todos los procesos, esclavizándose en sus propios negocios; debido a que tienen que estar “detrás de la gente”; por lo tanto un manual de procedimientos les permitirá tener la base para delegar; y reenfocarse en la rentabilidad del negocio.
- Mejor relación con externos (Clientes, proveedores, entre otros), debido a que el manual establece reglas y políticas de requerimientos, atención al cliente, procesos de compras y sus pagos, entre otras situaciones.
- La solución está en sus manos, transforme estos problemas y debilidades en ventajas y oportunidades.